Asamblea Virtual

El Decreto 579 del 15 de abril de 2020, en el artículo 8 determina que las asambleas se pueden efectuar en forma virtual hasta el 30 de junio del presente año y de manera presencial a más tardar dentro del mes calendario siguiente a la finalización de la declaratoria de emergencia Económica, Social y Ecológica, que hasta el momento es 30 de Agosto de 2020.

Otra cuestión diferente será la autorización para reunir en un mismo espacio una cantidad de personas superior o igual a 50, conservando las medidas de aislamiento preventivo actual y las recomendaciones que en temas de salud hacen los expertos.

Así, la realización de la asamblea de forma presencial se convierte día a día en un asunto efímero y de poca realidad.

 


 

Nuestra propuesta de Asamblea Virtual cumple un proceso de acompañamiento antes, durante y después de su realización con el seguimiento de estos 11 pasos

1. Citación vía Mailing

Realizamos la citación por correo electrónico a todos los propietarios de la copropiedad de acuerdo con la base de datos suministrada por la administración; lo anterior de acuerdo con la ley 527, que en el artículo 5 reconoce la validez jurídica de todo tipo de información trasmitida por mensaje de datos.

2. Ingreso con usuario y clave

El invitado a la asamblea debe validar su usuario con la clave asignada y entregada en el correo, de forma tal que asegura su identidad electrónica en la plataforma.

3. Verificación de asistentes

La lista de asistentes está disponible a todo momento en el panel del administrador para que pueda verificar el ingreso a la asamblea y así determinar el quorum de instalación.

4. Tiempo de conexión

El panel de asistentes muestra, entre otros datos, la hora de ingreso de cada uno, pero al asistente le muestra en su pantalla el tiempo que ha transcurrido desde su conexión; esto sirve para controlar la permanencia tanto por el administrador como por el propietario.

El tiempo de duración de la asamblea es ilimitado, no tienen nigún costo asociado a la duración.

5. Entrega y seguimiento de poderes

El sistema cuenta con un módulo de envío y aceptación de poderes por usuario, que se evidencia en el panel del administrador y en la pantalla de cada usuario para controlar las votaciones a que tiene derecho.

6. Pizarra de presentación

Cuenta con un módulo de compartir pantalla que permite al administrador presentar cualquier tipo de documento, programa o aplicación.

7. Creación de preguntas en 3 formatos

El sistema permite crear preguntas de tres formas diferentes, para comodidad y claridad de las decisiones:

  1. Si/No: Pregunta para decidir o autorizar.
  2. Abiertas: Pregunta pensada en que el propietario pueda plantear interrogante con la administración, consejo, contador o revisor fiscal.
  3. Selección: Pregunta que permite elegir entre varias opciones.

8. Sistema de votación con ponderados

El sistema muestra las votaciones con los resultados ponderados de la siguiente manera:

  1. Ponderado por sumatoria de votantes: Muestra la sumatoria de los votos por cada opción.
  2. Ponderado por sumatoria de coeficientes: Muestra la sumatoria de los coeficientes por cada opción.

9. Verificación de quorum permanente

El sistema de registro permite hacer seguimiento en cualquier momento del número de asistentes en línea que están participando de la asamblea, de esta forma se puede verificar el quorum antes de cada votación.

10. Entrega de grabación de asamblea

Al finalizar la asamblea se entrega por medo digital la respectiva grabación de todo lo sucedido en el tiempo de duración de la asamblea, este registro sirve para la digitalización del acta y verificación de cualquier inconformidad.

11. Entrega de reportes estadísticos

Como respaldo al sistema de asamblea en línea, se entregan los siguientes reportes:

  1. Mailing: Resultado del envío de correos con la convocatoria, abiertos, rechazados y verificados.
  2. Asistencia por registro: Informe de asistencia a la asamblea al momento de inicio y conformación del quorum.
  3. Poderes entregados: Reporte de poderes enviados y aceptados por cada uno de los propietarios.
  4. Votaciones con ponderados: Reporte por cada una de las votaciones donde se refleja el resultado en número de votantes y peso de los coeficientes correspondientes.
  5. Quorum verificado: Reporte del quorum realizado por el administrador en los momentos de verificación durante la asamblea.
  6. Permanencia por usuario: Reporte de ingresos y salidas por cada uno de los propietarios durante el tiempo de la asamblea.

12. Publicación de informes digitales

Contamos con la infraestructura de publicación digital de los informes previos a la realización de la asamblea, videos, fotos, informes, estados financieros, presupuestos, manuales, documentos o cualquier información relacionada con la realización de la asamblea virtual.

Nosotros diseñamos, digitalizamos y publicamos toda la información que usted nos entregue. Puede ver nuestro portal de ejemplo en www.coes.com.co/asamblea/villadelaluz/.

13. Transcripción de acta final

Entregamos la transcripción completa del acta final de la asamblea, detallando todas las eventualidades que se presenten, este informe se entrega de forma digital para verificación del comité de asamblea.

 

Preguntas frecuentes

A continuación encontrará algunos interrogantes que usualmente se presentan con respecto al desarrollo de esta modalidad de asambleas:

P: La asamblea tiene tiempo límite?

R: No, la sala virtual asignada para su asamblea cuenta con tiempo ilimitado de conexión.

P: Si no se realiza la asamblea debo volver a pagar?

R: No, el valor de la asamblea cubre la realización de la segunda convocatoria en el caso de no cumplimiento de quorum en la primer citación.

P: La sala virtual tiene un límite de participantes?

R: Si, el límite está asociado a la cantidad de cupos contratados para su asamblea.

P: Esta autorizado citar a la asamblea por correo?

R: Si, la ley 527 autoriza el uso del correo como mecanismo oficial de convocatoria.

P: Se puede conectar desde cualquier dispositivo?

R: Si, el sistema permite acceder por medio de celular, tablet o computador.

P: Ustedes transcriben el acta?

R: No, esta importante tarea debe ser realizada por la copropiedad.

P: Las decisiones de la asamblea pueden ser impugnadas por haberse realizado de forma virtual?

R: No, la asamblea virtual surte los mismos efectos que la asamblea presencial.

 

Para solicitar una cotización, por favor envíanos un mensaje en el siguiente link COTIZACIÓN con todos tus datos (Nombre copropiedad, Nombre administrador, Teléfono celular) y con gusto a vuelta de correo te respondemos.

Si requiere realizar una reunión de prueba con su Consejo de Administración para verificar el funcionamiento en tiempo real y despejar cualquier pregunta, no dude en consultarnos y acordamos agendas.

Acá puede ingresar al Sistema PHDigital de Asambleas Virtuales, con el usuario 1401 y la clave 1.